1. Démarrage
Créez votre compte et connectez-vous à la plateforme.
Créer un compte
Rendez-vous sur /register et renseignez votre adresse e-mail ainsi qu'un mot de passe (minimum 8 caractères). Un e-mail de vérification est envoyé automatiquement.
Vérifier votre adresse e-mail
Cliquez sur le lien reçu par e-mail pour activer votre compte. Sans vérification, la connexion est bloquée.
Se connecter
Connectez-vous sur /login. Votre session est maintenue automatiquement (jeton d'accès 1h, rafraîchi silencieusement).
2. Profil entreprise
À compléter une seule fois — vos coordonnées seront pré-remplies sur chaque document.
Ouvrir les paramètres
Dans le menu latéral, cliquez sur Mon entreprise ou accédez à /settings/company.
Remplir les informations
Les champs Nom de la société, Numéro de TVA et IBAN sont indispensables pour soumettre des documents PEPPOL. Les autres champs (adresse, téléphone, e-mail) sont optionnels mais améliorent la qualité de vos documents.
Enregistrer
Cliquez sur Enregistrer le profil. Ces données seront automatiquement injectées dans la section « Émetteur » à chaque création de document.
3. Créer un document
Créez une facture, une note de crédit ou un devis directement depuis l'interface.
Ouvrir le builder
Cliquez sur Créer un document dans le menu latéral. Le numéro de document suivant est suggéré automatiquement.
En-tête du document
Choisissez le type (Facture, Note de crédit ou Devis), la date d'émission, le délai de paiement (l'échéance est calculée automatiquement), la devise et un éventuel numéro de référence interne.
Émetteur (votre entreprise)
Pré-rempli depuis votre profil entreprise. Cliquez sur Modifier pour ajuster les informations pour ce document uniquement.
Destinataire
Commencez à taper le nom ou le numéro de TVA du client. Une liste de suggestions apparaît automatiquement depuis vos destinataires enregistrés et vos documents précédents. Les destinataires enregistrés sont marqués enregistré. Sélectionnez-en un ou saisissez un nouveau.
Champs obligatoires : Nom et Numéro TVA.
Lignes de facturation
Cliquez sur + Ajouter une ligne pour chaque article ou prestation. Renseignez la description, le prix unitaire HTVA, la quantité et le taux de TVA. Les montants HTVA, TVA et TTC sont calculés en temps réel.
Enregistrer
Cliquez sur Enregistrer. Le document est sauvegardé et les étapes suivantes (transformation PEPPOL et envoi) apparaissent en dessous.
4. Envoyer via PEPPOL
Transformez et transmettez votre document au réseau PEPPOL en deux clics.
Étape 2 — Transformer
Après l'enregistrement, cliquez sur Transformer le document. Le système convertit vos données au format UBL 2.1 BIS Billing 3.0 requis par PEPPOL. L'opération dure moins d'une seconde.
Étape 3 — Envoyer
Le destinataire et son identifiant PEPPOL (dérivé automatiquement du numéro TVA) sont pré-remplis. Vérifiez et cliquez sur Envoyer via PEPPOL. La livraison est asynchrone — un statut En cours de traitement est affiché immédiatement.
Étape 4 — Confirmation
La référence PEPPOL attribuée par le réseau est affichée. Vous recevrez une notification par e-mail dès que la livraison est confirmée ou en cas d'échec (si les notifications sont activées dans votre profil).
5. Gérer les destinataires
Enregistrez vos clients fréquents pour ne plus ressaisir leurs coordonnées.
Accéder à la liste
Cliquez sur Destinataires dans le menu. Tous vos contacts enregistrés sont listés avec leur nom et identifiant PEPPOL.
Ajouter un destinataire
Renseignez le nom de la société et l'identifiant PEPPOL (0208:XXXXXXXXXX), puis cliquez sur Ajouter.
Utilisation dans le builder
Lors de la création d'un document, vos destinataires enregistrés apparaissent automatiquement dans la liste de suggestions, identifiés par le badge enregistré. Sélectionnez-en un pour pré-remplir toutes les informations.
6. Historique des soumissions
Suivez le statut de tous vos envois PEPPOL.
Document transmis, en attente de confirmation réseau
Document reçu et accepté par le destinataire
Échec de livraison — vérifiez l'identifiant PEPPOL
Utilisez la barre de recherche et les filtres de statut pour retrouver rapidement un document. Cliquez sur une ligne pour voir le détail complet de la soumission et la référence PEPPOL attribuée.
7. Imprimer / Exporter en PDF
Générez une version imprimable de votre document directement depuis le builder.
Ajouter un logo (optionnel)
Cliquez sur + Ajouter un logo en haut du formulaire pour importer l'image de votre entreprise. Elle apparaîtra en haut à gauche du document imprimé.
Lancer l'impression
Cliquez sur le bouton Imprimer / PDF en haut à droite. La boîte de dialogue d'impression du navigateur s'ouvre. Seul le contenu de la facture est imprimé — le menu, la barre de navigation et les boutons de l'interface sont masqués.
Sauvegarder en PDF
Dans la boîte de dialogue, sélectionnez Enregistrer au format PDF comme destination d'impression pour obtenir un fichier PDF. Format A4, marges 15 mm.
FAQ
Réponses aux questions les plus fréquentes.
Mon destinataire n'est pas sur le réseau PEPPOL. Que faire ?
Vous pouvez toujours créer et imprimer le document pour l'envoyer par e-mail ou courrier. La fonctionnalité d'envoi PEPPOL n'est disponible que vers des entités inscrites sur le réseau.
Comment trouver l'identifiant PEPPOL d'un client belge ?
Pour les entreprises belges, l'identifiant PEPPOL est 0208: suivi du numéro BCE à 10 chiffres (numéro de TVA sans le préfixe «BE»). Exemple : TVA BE0123.456.789 → PEPPOL ID 0208:0123456789. PeppolPay le calcule automatiquement depuis le numéro TVA saisi.
Puis-je modifier un document après l'avoir enregistré ?
Une fois enregistré depuis le builder, le document est verrouillé. Si vous devez corriger des informations, créez un nouveau document avec un numéro différent. Pour annuler une facture, créez une note de crédit avec le même montant.
Comment activer les notifications par e-mail ?
Allez dans Profil (menu latéral) et activez le toggle Notifications par e-mail. Vous recevrez un e-mail dès qu'un document est livré ou que la livraison échoue.
Quelle différence entre Facture, Note de crédit et Devis ?
Facture (code PEPPOL 380) : document de facturation standard. Note de crédit (code 381) : annule ou corrige une facture existante, transmissible via PEPPOL. Devis : document de proposition commerciale, imprimable uniquement (non transmissible via PEPPOL).